Pandemi süreci sadece tüketici davranışlarını değil çalışma kavramını da değiştiriyor. Google, Microsoft, Facebook, Apple, Twitter, Uber, American Express ve Airbnb gibi dev şirketlerin birbiri ardına uzaktan çalışma politikalarını açıklamaları yeni dönemin işaretleri arasında. Mercer’in Eylül 2020’de gerçekleştirdiği ‘Ücret Artışı ve Yan Haklar Trendleri Araştırması’na göre şirketlerin yüzde 54.9’u uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirmeyi planlıyor. Gartner’ın Çalışan Bağlılığını İyileştirme Anketi’ne göreyse 2023’e kadar uzaktan çalışanların sayısı üçte ikinin üzerine çıkacak ve 2024’e kadar, uzaktan çalışanların sayısı % 60’a yükselecek ve bu da otomasyona geçişte aciliyeti artıracak.
Türkiye’de de binlerce çalışanı bulunan dev şirketlerin belli kademelerde kalıcı olarak uzaktan çalışma sistemine geçtikleri görülüyor. Öte yandan tatil aylarının gelmesiyle de uzaktan çalışan kişi sayısının artması öngörülüyor. Tüm bu gelişmeler şirketlerin uzaktan çalışma sistemlerini nasıl daha verimli hale getireceği sorularını da beraberinde getiriyor. Türkiye’nin lider yapay zeka şirketi CBOT, sürecin uzaktan yönetilecek olmasının insan kaynakları yönetimi ve bilgi sistemleri noktasında otomasyona ve yapay zeka gibi yenilikçi teknolojilere yatırımı da zorunlu kılacağının altını çizerek özellikle İK ve IT sanal asistanlarının bu süreçlerde sunacağı 5 temel katkıyı sıralıyor;
Zamandan tasarruf sağlayarak çalışanların üretkenliğini artıyor
Sanal asistanlar hem insan kaynakları çalışanlarının hem de servis alan şirket çalışanlarının zamanlarını daha etkin kullanmalarına ve bunu kurum-çalışan arasında doğrudan, hızlı bir iletişim ortamı yaratarak, bilgiyi her zaman şeffaf ve ulaşılabilir kılarak yapıyor. Sanal asistanlar basit ve tekrarlanan işleri insanlardan çok daha hızlı, çok daha hatasız ve çok daha verimli şekilde yapabiliyor. CBOT’un İK alanında geliştirdiği sanal asistanları; kurum içi finansman, mesai süreci (giriş/takip), uzaktan çalışma süreci, bordro süreci, sağlık sigortası ve BES, avans süreci, izin talebi girişi/onayı, devamsızlık, görev ve maluliyet tazminatı süreci, istirahat süreci, işe alım, yeni işe başlayan süreçleri (onboarding), işten ayrılma, özlük bilgileri, muhaberat, seyahat masraf girişi, toplantı odası bulma, servis bulma, telefon rehberi, vize başvuru süreci, güvenlik/iş güvenliği ve öneri sistemi gibi çok sayıda işlemi yaparak İK profesyonellerine önemli zaman tasarrufu sunabiliyor. Böylece İK çalışanları basit soruları cevaplamak yerine daha karmaşık ve yüksek katma değerli işlere odaklanıp daha yüksek bir iş tatmini yaşayabiliyor. Öte yandan sanal asistanlar uzaktan çalışma sırasında operasyonel verimliliğin arttırılması için de önemli bir rol üstleniyor.
Çalışanlar için IT yardım masası deneyimini geliştiriyor
Uzaktan çalışma stillerinde çalışanların en çok karşılaştıkları problemlerin başında IT sorunları geliyor. Şirkette uzaktan çalışan personel bilgi sistemlerine erişememe, epostalarını açamama, ortak klasörlere ya da VPN’e bağlanamama gibi sorunlar yaşadığında bir IT çalışanından hızlıca destek alması uzun sürebiliyor. IT yardım masası için kurgulanmış bir sanal asistan ise çalışanların sorularına anında yanıt vererek, çalışma durumunu güncelleyerek, BT sorunlarını, yazılım düzeltmelerini ve yükseltmelerini gerçekleştirerek çalışanlara 7/24 self servis sağlayabiliyor. Ayrıca, bu sanal asistanlar, sorun gidermeyi otomatikleştirebiliyor ve sorunları gerektiğinde ve gerektiğinde IT yardım masası temsilcilerine aktarabiliyor. Bir diğer önemli avantaj da bir IT yardım masası sanal asistanlarının pek çok kanalda aynı anda konumlandırılabilmesinde ortaya çıkıyor. Çalışanlar sorun yaşadıkları hemen hemen tüm kanallarda saniyeler içinde sanal asistanlara bağlanıp sorunlarını hızlıca çözebiliyor.
Uzaktan çalışmaya bağlı stresi hafifletmeye yardımcı oluyor
Pandemiyle birlikte uzaktan çalışma stili birçok insan için tek seçenek haline geldi. Bu süreçlerde şirketteki bilgilere erişim, IT ve İK sorunlarının çözümü çalışanlarda önemli bir stres kaynağı haline gelirken sanal asistanların 7/24 destek ve depolanmış bilgilere daha kolay erişim sağlamaları evden çalışmaya bağlı stresi hafifletmeye yardımcı oluyor. Bunun yanı sıra, otomasyon seçenekleri, katılım veya zaman çizelgesi raporlaması gibi süreçlere yardımcı olan sanal asistanlar çalışanların iş planını ve iş sürekliliğini doğru uygulamalarına destek olarak verimli bir şekilde çalışmalarını sürdürmelerini sağlıyor. Öte yandan sanal asistanlar çoklu kanallara yayılmış bilgilere erişmekte zorlanan çalışanların da yardımına yetişebiliyor. Böylece çalışanlar işlerini başarıyla tamamlayabilmek için ihtiyaç duydukları dokümanlara ve bilgilere sanal asistanlar sayesinde kolayca ulaşarak başarısızlığın vereceği stresten uzaklaşabiliyorlar.
Kurumiçi iletişimde maliyetleri azaltıyor
İK ve İT sanal asistanları genel olarak şirketlerde kurumiçi iletişim için harcanan maliyetleri azaltabiliyor. Genel ve çalışana özel sorgulara yardımcı olan İK personellerinin harcadığı zamandan tasarruf etmeleri maliyetlere de olumlu yansıyabiliyor. Öte yandan işe alım süreçlerindeki tekrarlayan işlerin de sanal asistanlarla konsolide edilmesi İK yardım masası maliyetlerini düşürebiliyor. Son olarak, şirket bilgi tabanına daha iyi erişim, İK personelinin eskisinden daha verimli ve doğru çalışmasını sağlayarak operasyonel maliyetleri düşürebiliyor
İşe Alım Süreçlerini basitleştiriyor
Çoğu kurum için işe alım süreçleri oldukça zaman alabiliyor ve pek çok ek işi beraberinde getirdiği için İK çalışanlarının daha fazla efor sarf etmelerine neden olabiliyor. Özgeçmiş toplama, başvuranları seçme, başvuran sorgularını yanıtlama ve başvuranın türü hakkında değerli bilgiler edinme gibi konular İK çalışanlarının önemli bir iş yükü olarak karşımıza çıkıyor. Uzaktan çalışma dönemlerinde ise bu durum çalışanlar için daha da zorlu ve vakit kaybettiren bir hale geliyor. Sanal asistanlar basit ve tekrarlayan özelliklere sahip bu süreçlerde konumlanarak İK çalışanlarının daha karmaşık ve değer katan çalış ara yoğunlaşmalarını sağlıyor. İşe alım sürecinde konumlanan bir sanal asistan başvuranların sorularını yanıtlayabilirken, uygulamaları sıralamaya ve depolamaya yardımcı olabilir ve bu gerekli bilgileri tasnifleyebiliyor. Bu, başvuru sahiplerinden ve İK ekibinden daha yüksek memnuniyet seviyelerine yol açabiliyor.
