Koronavirüs pandemisi, iş süreçlerimiz ve iş gücü üretkenliğimiz dahil, günlük hayatımızın nasıl kolayca raydan çıkabileceğini çarpıcı bir şekilde gösterdi. Citrix, bir şirketin acil durumda çalışanlarının sağlığını, güvenliğini ve üretkenliğini korumak üzere atabileceği en önemli 3 adımı ilerideki krizler için bir uyarı niteliğinde de verdi.
Şu anki kriz, önemli bir düşünceyi herkesin gündemine getirdi: Bir işletmenin günlük operasyonları bir anda olumsuz etkilenebilir veya kesintiye uğrayabilir. Bugün bir pandemiyken, yarın bu bir kasırga, deprem, yangın, elektrik kesintisi, hatta büyük bir spor etkinliği bile olabilir. Citrix’in şirketlere iş sürekliliğini sağlama ve sürdürme konusundaki yardımları ışığında, bir kriz anında şirketlerin üretkenliklerini ve faaliyetlerini devam ettirmelerini sağlayacak üç adım çok önemli.
Dağıtılmış süreçler
Acil bir durumda çalışanlar her zaman bir kuruluşun en değerli ve en hassas bileşenidir. Dolayısıyla her boyut ve sektörden şirketin, dağıtılmış süreçlere ve iş akışlarına dinamik bir şekilde geçiş yapmalarını sağlayacak iş sürekliliği stratejilerine ihtiyacı vardır. Örneğin en olumsuz koşullarda bile temel BT hizmetlerinin üst düzeyde erişilebilir olmasını sürdürmek için yedekli, dağıtılmış veri merkezleri ve/veya bulut hizmetlerinin kullanımı buna dahildir. Çalışan tarafında bu; esnek bir iş stratejisini benimseme, dünyanın her yerinde birçok şirketin işgücünü korumak için son zamanlarda yaptıklarını yapabilme, yani mümkün olduğunca çok çalışanı evinin güvenli ortamında çalışmak üzere gönderme ve onların uzaktan çalışırken üretken olmalarını sağlama anlamına gelir. Bazı senaryolarda ise, çalışanlar için en güvenli adım, evlerinden ayrılmak ve uzak bir konuma çekilmek veya hareket halinde kalmak ve mobil halde esnek bir şekilde çalışmak olabilir. Her iki senaryoda da kilit nokta esnek çalışma stratejisidir.
Daha önce birçok şirket uzaktan çalışma veya esnek iş stratejilerini benimseme noktasında isteksizdi. Şu anki krizin de gösterdiği gibi iş sürekliliği perspektifinden bakıldığında bu yüksek bir risk. Geleceğin getireceği yeniliklere hazır olmak için işletmelerin liderlikte varlığa dayalı modellerden sonuç odaklı modellere geçmeleri gerekir. Günün sonunda kimlerin ofiste en uzun saatler geçirdiği değil, kimlerin en üretken olduğu ve kabul edilen sonuçlara ulaştığı önemlidir.
Şeffaf iletişim
Kriz durumlarında bilgi ve iletişim her zaman kritik önem taşır. Çalışanların mevcut durumla ilgili hızlı ve düzenli olarak bilgilendirilmeleri, neler olacağı ve bunların kişisel olarak onları nasıl etkileyeceği konusunda haberdar olmaları gerekir. Ekipleri bir anda çeşitli ev-ofis veya diğer uzak yerlere dağılmış olsa bile etkin bir biçimde işbirliği yapabilmeleri gerekir. Bu amaç doğrultusunda son teknoloji ürünler veya daha spesifik olmak gerekirse, dijital çalışma alanları çok önemlidir. Güvenli e-posta ve dosya paylaşımından şirket içinde sohbet ve video konferansına kadar değişen, esnek ve talebe bağlı iletişim araçları ve çeşitli uygulamalar da bunlar arasındadır.
Çalışanların dağınık ekiplerde işbirliği yapmalarını sağlayan uygulamalar, müşterilerle ve iş ortaklarıyla temas halinde olmalarına da yardım eder. İşletmelerin, mümkün olan en çok sayıda düzenli müşteri etkileşimleri için talebe bağlı dijital alternatifler oluşturmaları gerekir. Yüz yüze toplantıların yerini alacak webcast’lar, müşterinin işyerindeki atölyeler yerine çevrimiçi eğitim sınıfları, hatta yeni ürünler veya bir ürün inovasyonu hakkında müşterileri ve iş ortaklarını bilgilendirmeyi amaçlayan artırılmış/sanal gerçeklik sunumlarının yer aldığı tam günlük çevrimiçi etkinlikler bunlar arasında sayılabilir.
İnsanlarla temas
Kriz zamanlarında işgücü arasında bir yakınlık hissinin sağlanması ve çalışanların dijital mutluluklarının desteklenmesi birincil öncelik olmalıdır. Süreç ve teknoloji tek odak olmamalıdır, yalnızca teknik veya süreç anlamında zorluklar olmayacak; kişisel veya sosyal düzlemde de birtakım sorunlar ortaya çıkacaktır. Bir krizin neden olduğu stres, aşırı çalışma hissi, etraftaki çocuklar veya aile üyeleri bunlar arasında sayılabilir. Örneğin, şu anki durumda sürekli bir evden çalışma düzenine yeni yeni adapte olmaya çalışan kişiler kolayca toplumdan izole olmuş, tek başına kalmış, hatta depresyona girmiş hissine kapılabilirler.
Liderlik ekibi, İK, BT desteği, şirket içi iletişim ve diğer ilgili departmanlardan oluşan küresel kriz gücü, çalışanların bilgilendirilmesini sağlayıp işle ilgili, kişisel ve iş dışı konularda destek veren olanaklar sunarak işgücü esnekliği konusunda yardımcı olabilir. 7/24 BT hizmet masasının yanı sıra çalışanlara psikolojik veya kişisel bir kriz durumunda başvurabilecekleri bir kaynak sunan, anonim bir kriz hattı iyi bir seçenek olabilir.
Ayrıca, ekip liderleri olağanüstü durumlarda çalışanların mutluluğunu ve iyi bir ekip ruhunu birincil öncelik olarak görmeli ve ekiplere mesai sonrası “samimi sohbetler”, resmi olmayan çevrimiçi ekip toplantıları veya çevrimiçi egzersiz etkinlikleri gibi işbirliği fırsatları sunmalıdırlar. Bunun gibi küçük şeyler aidiyet duygusunu ve ekip katılımını güçlendirmeye yardımcı olur. Uzun vadede, bu tür faaliyetler işgücünün şirkete bağlılığını artırabilir. Zor günler geride kaldığında çalışanlar, şirketlerinin ihtiyaç duyduklarında yanlarında olduğunu minnetle hatırlayacaklardır.
Koronavirüs pandemisi gibi bir kriz, işletmelerin çalışanları iş sürekliliği stratejisinin merkezine oturtmaları gerektiğini gösteriyor. Esnek bir işgücü için dağıtılmış süreçlere, çevrimiçi işbirliğine ve çalışanların stres altındayken bile katılımcı ve motive olmalarını sağlayacak bir birliktelik hissi yaratılmasına odaklanmaları gerekir. Doğru bir yol izlendiğinde, uzaktan çalışmayı sağlayan teknolojiler, aynı zamanda ev ofislerde kendini gösteren ve içinde bulunduğumuz olağanüstü hal sona erdiğinde de devam edecek olan bir ekip ruhu yaratmak için de kullanılabilir.
