Koronavirüs ile evden ve uzaktan çalışma modeline geçen kurumların sayısı artarken, hazırlıksız olanlar adaptasyonda zorluk yaşayabiliyor. Buna bağlı yaşanabilecek iş performansı düşüşlerini önlemek isteyenler için bir rehber hazırlayan SEM Genel Müdürü İhsan Ceyhan Solak, kurulum, bağlantı, koordinasyon, verimlilik, düzen devamlılığı, idari işler ve sosyal hayatla ilgili yapılabilecek düzenlemelerin yanı sıra, en iyi uygulamaları ve ipuçlarını da paylaştı.
Teknolojinin her alanında yer alan SEM’in bu sayede kısa bir planlama yaparak 90 çalışanı ile hızlı bir şekilde evden çalışma modeline geçtiğini belirten Solak, “Sosyal izolasyonun aslında zor olmadığını anlatmak istiyoruz. Her değişim gibi bu da cesaret istiyor. Maliyet, çalışan takibi, verimlilik ve müşteri yaklaşımı gibi endişeler 5 ana başlıkta toplayarak, iyi bir ekip çalışmasıyla her şey planlanabiliyor. BT’nin yanı sıra, İK, satış, finans ekipleri, hatta işe yeni başlayan çalışanlarınız da bu planlamaya katılmalı. Yapıcı, sorunlara çözüm getirecek bir yaklaşımla bu planlamanın üstesinden gelebilirsiniz” şeklinde konuştu.
Uzaktan bağlantı yetkinliğine erişmek en kritik konu
Kuruma fiziksel olarak bağlı sistemler uzaktan çalışma modeline geçiş için ön hazırlık gerektirebiliyor. Bulut sistemleri ise her yerden bağlanabilir olmalarıyla bu konuda hazırlığı azaltarak avantaj sağlıyor.
Öncelikle çalışanların teknik gereksinimlerinin karşılanması için iyi bir liste yapmakta fayda var. İnternet bağlantısı yavaş olan haneler için güçlü internet bağlantısı veya kablosuz ağ ekipmanı ile desteklemek gerekiyor. İkinci ekran, klavye, diz üstü bilgisayar gibi diğer ekipmanlar ise ofisteki sistemlerden tedarik edilebilir.
Hemen ardından kullanılması gereken yazılımların uzaktan kullanılacak sistemlere kurulması biraz zamanınızı alabilir. Burada iş süreçlerine göre yazılım seçimi önem gösterecektir.
Proje yönetim araçları verimlilik, iş süresi ve görev takibi yapabiliyor
Toplu iletişim yeteneğine sahip araçlar, bu süreçte birebir iletişimden daha iyi sonuç vereceği gibi, ekip ruhunu da kuvvetlendirir. Örneğin bir WhatsApp grubu ile hızlı iletişim kurabilir, Skype ya da Google Hangouts ile konferans aramaları yapabilirsiniz, Slack ile projelerinizi ve ilgili dosya ve mesajlarınızı otomatik ayrıştırabilir, hem proje yönetip hem de sağlıklı iletişim kurabilirsiniz.
Çalışan verimliliği için Time Doctor ve Harvest yazılımları her iş günü sonunda kim kaç saat hangi projede çalıştı, kaç saat görev dışı (kendini geliştirme, yeni iş kolları bulma vb.) vakit geçirmiş görebilmenizi sağlar. Bu yazılımlarla belirli periyotlar için analiz yapabilmeniz de mümkün olacaktır.
Asana kullanarak iş görev dağılımında iş atamaları yapabilir, her iş günü sonunda çalışan ve ekipler özelinde verimlilik ölçebilirsiniz.
Mekan değişikliği algısını oturtmak, performansı korumak için önem taşıyor
Değişimin sadece mekan değişikliği olduğu bilincinin ilk dakikadan verilmesi kritik önem taşıyor. Çalışma saatlerinin korunması, düzenli toplantıların devam etmesi, bu sürece özel toplantılar belirlenmesi de verimliliği koruyucu ve artırıcı olacaktır.
Uzaktan çalışma modeli, müşteri toplantıları için ulaşım sebebiyle yolda kaybedilebilecek vakitleri verimliliğe dönüştürmek için de bir fırsat sunuyor. Üstelik toplantılara samimiyet katmak için de “ev hali” bir avantaj olabilir.
Ofise gitmek zorunda olanlar için dönüşüm sağlayın
Güvenlik, karşılama, muhasebe ekipleri gibi ofise gitmeleri gerekebilecek çalışanlar için dönüşümlü çalışma çizelgesi hazırlamak da planlamanın önemli bir parçası.
SEM’in uygulamasında ofise gidecek çalışanlar için ikişer günlük dönüşümlü program ve özel ulaşım araçları sağlanması yer alıyor. Ofis için kargo ve paket kabulünü asgariye indiren SEM, öğle yemeği bedellerini de çalışan hesaplarına peşin yatırarak onları koruyacak bir adım atmış.
Sosyalleşmeyi unutmayın
Düzenli gün sonu toplantılarıyla sosyal izolasyon konusundaki tecrübelerinizi birbirinizle paylaşın. Evde çalışmanın en büyük zorluklarından birisi insan doğasına da aykırı bir şekilde yalnız kalmak ya da ofiste olan sosyal etkileşimin azalmasıdır. Çalışanlar, birbirlerinin yaşadığı zorlukları ya da bunları nasıl aşabildiklerini dinledikçe, izolasyonun getireceği zorlukları daha kolay aşabilirler.
Mesai saatleri dışında kendilerini geliştirebilmeleri için eğitimler ya da sanal ortamdan gerçekleştirilebilecek özel aktiviteleri de çalışanlara sunmak, hem morallerinin hem de performanslarının yüksek olmasına katkı sağlayacaktır.
