Kurumsal içerik yönetimi, dijital dönüşümünü gerçekleştirmek isteyen her kurum için kritik öneme sahiptir.
Kurumsal içerik yönetimini açıklamadan önce “içerik” kavramını açıklayalım.
Kurumsal içerik yönetiminde bahsi geçen içerik, kurum için değerli olan müşteri, çalışan iş yeri vb. hakkındaki verileri temsil eder.
Kurumsal içerik yönetimi bu bilgilerin kurum içerisindeki iş süreçlerinde etkileşimini kontrol eder. Kurumsal içerik yönetimini çözümleri iş ile ilgili içeriklerin belirlenip yakalanmasını, bu içeriklerin doğru ek bilgilerle saklanmasını, iş süreçlerinin bu içeriklere erişebilmesini, bu bilgilerin analiz edilip raporlanmalarını, yapısal olmayan ve bilgileri kullanabilir hale getirilmesini ve içeriklerin çevre sistemlere iletilmesini otomatikleştirilmesini sağlar.
Kurumsal içerik yönetimi kavramının bileşenleri
Tara ve yakala: Kurumsal içerik yönetimi çözümlerine girdi sağlayan kanallardır. Bu kanallar basit bir web sayfası formu da olabilir veya bir doküman üzerinden bu bilgi alınabilir. Doküman üzerinden elde edilen bilgiler bir tarama uygulamasında yakalanan veya bir mobil uygulama vasıtası ile belgenin fotoğrafı çekilerek elde edilebilir. Kurumsal içerik yönetimi çözümlerinde kullanılan, henüz dokümanı sisteme alırken dokümanı tanıyıp sınıflandıran içerisinden kritik bilgileri yapay zeka veya yapısal formlarda belli alanlarda bulunan bilgileri dokümandan çıkararak ilgili sistemlere aktaran yardımcı uygulamalar mevcuttur.
Doküman Yönetimi: Kurumsal içerik yönetimi çözümün önemli bileşenlerinden biridir. Dokümanın yaşam döngüsü sağlanır. Dokümanların versiyonları, üst veri bilgilerini saklar ve bu bilgilerin yeniden kullanılmasını sağlar.
Arama: Kurumsal içerik yönetimi çözümünün çok önemli bileşenlerinden biridir. Sisteme alınan her türlü içeriğe yetkili kişi tarafından ulaşılmasını sağlar. Dokümanlar ile ilişkili üst bilgilerde veya dokümanın üzerinde saklanan bilgiler kullanıcının aramak isteği anahtar kelimeler ile eşleştirilerek kullanıcın aradığı bilgiler ile eşleşen içerikler kullanıcılara listelenir
Saklama: İçeriğin veya dokümanın güvenli bir şekilde saklandığı depolama alanıdır. Bu alana yalnız yetkilendirilen kullanıcılar erişebilir.
Yayınlama: Kurumsal içerik çözümlerionaylanan içerik veya dokümanların yayınlanmasını içeriklerin son halinin herkese açık bir şekilde paylaşımının yapılabilmesine olanak verir.
Yeniden kullanma: Kurum içerisine bir kanaldan girişi yapılan bir bilginin belirli yetkilendirmeler ile daha sonra başka sistemler tarafından yeniden kullanılmasını ve böylelikle kurum için çok önemli iş gücü kolaylığı sağlar. Dokümanların tekrar tekrar üretilmesini engelleyerek iş kaybını önler.
Paylaşım: Kurum ile ilgili içerikleri kurum içi veya kurum dışındaki kişiler ile güvenli bir şekilde paylaşılması sağlanır.
İşle ve yönet: Kurumsal içerik yönetiminin önemli bir parçası da iş süreçleridir. Sistemdeki her bir içerik iş süreçlerinde kullanılabilir. İş süreçlerinin otomatik tetiklenmeleri ve süreç adımları yönetilebilir.
Kurumlar neden içerik yönetimine ihtiyaç duyar?
Kurumsal içerik yönetimi, dijital dönüşümünü gerçekleştirmek isteyen her kurum için kritik öneme sahiptir. Her geçen gün katlanarak büyüyen kurum ile ilgili verileri ve dokümanların tamamını saklamak yönetmek ve kurum stratejisine göre kullanmak için kurumsal içerik yönetimi çözümlerine ihtiyaç vardır.
Kurumların ihtiyaçları doğrultusunda zaman kazanma, verimliliği arttırma, veri güvenliğini sağlama kurumu ilgilendiren regülasyon ve hukuk süreçleri ile uyum sağlama görevlerini yerine getirmesi açısından vazgeçilmez bir öneme sahiptir. Kurumların iş birimlerinin ve müşterilerinin doğru içeriğe hızlı ve doğru zamanda ulaştırılmasını sağlar.
Kıdemli Yazılım Mühendisi
Noyan CANBOLAT
