e-Arşiv, firmaların, e-Fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kestikleri faturaları da elektronik ortamda düzenlemelerine ve saklamalarına imkan sağlayan bir çözüm.
e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen firmalar, e-Arşiv izni alan özel entegratöre başvurarak, faturalarını elektronik ortamda düzenleme ve arşivleme işlemlerini gerçekleştirebilirler.
İdea Teknoloji Çözümleri, 2005’te, şirket süreçlerinin daha etkin yönetimini sağlayacak, yazılım teknolojilerine dayalı çözümler geliştirmek amacıyla kuruldu. Türkiye’nin 500 büyük hizmet ihracatçısı arasında. Satış-iş uygulamaları, vergi teknolojileri alanlarında yeni çözümler geliştirmeye, geleceği tanımlayan adımlar atmaya devam ediyor.
2013’te Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı ilk e-Fatura özel entegratörü, yine aynı yıl, platform bağımsız ilk e-Defter çözümü üreticisi ve e-Arşiv Faturası hizmet izni alan ilk özel entegratör oldu. e-dönüşüm ile birlikte şirketlere katma değerli çözümler sunma vizyonumuz doğrultusunda 2016’da e-Defter üzerinden dijital vergi denetimi yapan ilk çözümü pazara sundu.
Bu konularla ilgili merak edilenleri İdea Teknoloji Çözümleri Genel Müdürü Emre İyibilir ile konuştuk…
-Kurumların dijital dönüşüm yolculuğundaki rolünüz nedir?
Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) da ilk olarak 2004’te elektronik beyanname ile başlayıp, 2010’da e-Fatura ile hızlanan, e-Defter, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye ile devam eden elektronik finansal uygulamaları yaygınlaştırma yoluyla dijital dönüşüm için önemli adımlar attı.
GİB’in Nisan ayında yayınladığı taslak tebliğde, Eylül 2019’da genişleyecek zorunluluk kapsamlarını ortaya koydu. En önemli değişiklik, 1 Eylül 2019 itibarıyla e-Fatura ve e-Defter mükellefi olmak için ciro sınırının 10 milyondan 5 milyon TL’ye düşürülmesi ve e-Fatura kullananların tamamının da e-Arşiv Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu gelmesi. Daha önce sadece internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler için e-Arşiv Fatura zorunluydu. Şu anda 35 bin kadar olan e-Arşiv Fatura mükellefi sayısı eylülde 100 bine çıkacak. Bu, 65 bin yeni mükellefin e-Arşiv Fatura ile entegrasyonun yapılması anlamına geliyor. Ocak 2020’de zorunluluk kapsamına girmesi beklenen e-İrsaliye ile ise 64 bin mükellefin kağıt irsaliye kesmeyi bırakması bekleniyor.
Biz de şirketlerin dijital dönüşüme uyumlarını sağlayacak katma değerli elektronik finansal uygulamalar geliştirip sunuyoruz. Türkiye’de vergi teknolojilerinin ve elektronik finansal uygulamaların yerleşmesi ve yaygınlaşmasında öncü rol oynayan 80 kadar özel entegratörün başında geliyoruz. Bu alanı en iyi bilen, izleyen, algılayan ve çözüm geliştirebilen firmalardan biriyiz.
-Sunduğunuz çözümlerin kurumlara olan faydası nedir?
Öncelikle bu uygulamalarda asıl amaç, vergilerin doğru belirlenmesi ve ödenmesi. Vergilendirme süreçleriyle şirketlerde başlayan dijital dönüşüm büyüme için önemli bir kaldıraç görevi üstleniyor. Ayrıca faturalama maliyetini azaltıyor. Bugün e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellef sayısı 100 bini aştı, son yedi yılda ise yaklaşık 19 milyar fatura, e-Fatura oldu. Fatura belgesinin kağıt ortamda düzenlenmesi, posta vb. yolla iletilmesi, arşivlenmesi, depolanması, ibraz edilmesi, muhasebe süreçlerinde kullanımı, faturaya bağlı ödeme ve nakit yönetimi, fatura anlaşmazlıklarının yönetimi, fatura bedellerinin tahsili vb. süreçlerinin maliyetinin her bir fatura adedi başına 10 kuruş olduğu kabul edildiğinde, son yedi yılda kamu ve ülke kaynağında elde edilen tasarruf 1,9 milyar TL oldu.
Elektronik finansal uygulamalar tarafında mevzuatın tüm gereklerini yerine getiren ve değişikliklere paralel olarak sürekli geliştirilen çözümler sunuyoruz. VisionPlus markasıyla sunduğumuz elektronik finansal uygulamalar arasında e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter, e-İrsaliye, e-Z Raporu ve e-Kayıt yer alıyor. Müşterilerimize bir servis olarak bu hizmetleri sunduğumuz için herhangi bir donanım maliyeti yapmalarına gerek kalmadan, hazırlık ve test aşamasından sonra hizmeti kullanmaya başlayabiliyorlar. Bu da neredeyse yatırım maliyeti gerekmeksizin, vergisel süreçlerini dijitalleştirmelerini, yasal gerekliliklere uyumlu ve standart hale getirmelerini sağlıyor. Depolama, sevkiyat ve dağıtım süreçlerini, ürün takip süreçlerini bizim çözümlerimize entegre ederek dijitalleşmelerini tüm süreçlerine genişletebiliyorlar.
Ayrıca standartlaşan verilerin daha iyi analiz edilmesi, firmaların doğru vergi verebilmesi için gerekli altyapıların, kontrol mekanizmalarının kurulabilmesi ve firmalara karar verme süreçlerinde yardımcı daha etkin veri sunmak için çözümler üretiyoruz. Örneğin e-Defter Dijital Denetimi yapan VerDE uygulaması sayesinde firmaların e-Defterleri üzerinden usul/teknik ve vergisel denetimini yaparak, hata yapıp yapmadıklarını kontrol etmelerini ve defterlerini doğru yüklemelerine yardımcı oluyoruz.
-Entegrasyon nasıl sağlanıyor? Projelendirme aşamalarınız nelerdir?
Müşterilerimizin muhasebe sistemi ile VisionPlus çözümümüz arasında entegrasyon yapabiliyoruz, VisionPlus portalından da yararlanabiliyorlar. Entegrasyon yönteminde, kullanıcının müdahalesine gerek olmadan, otomatik olarak fatura/defter verisi firma muhasebe sistemi üzerinden, web servisler aracılığıyla VisionPlus çözümümüze aktarılıyor.
İlk aşamada müşterilerimizle bir araya geliyor, onların ihtiyaç ve taleplerini dinliyor, kendilerine en uygun entegrasyon yöntemlerini belirliyoruz. Ödeme entegrasyonu da tercih edilirse gönderilen faturaların online olarak ödenmesi olanağı da sunabiliyoruz. Her müşterimize özel bir proje yöneticisi atıyoruz, tüm geçiş sürecini takip ediyor. Seçilen yönteme göre ilgili teknik dokümanları firmayla paylaşıyoruz. Analiz ve test süreçleri başlıyor. Burada olası aksamaları, problemleri tespit edip gideriyoruz. Test süreciyle paralel olarak firmaya özel tasarım ve kurgular belirleniyor, örneğin gelen e-faturaların onay süreci gibi. Gerek duyulursa kullanıcı eğitimi düzenliyoruz. Yine çözümle ilgili firmanın yazılım geliştirmesi gerektiren ek bir talebi olması durumunda, yazılım ekibiyle beraber talebi değerlendirip hayata geçirebiliyoruz. Ardından uygulama canlıya alınıyor.
Uygulamayı hayata geçirdikten sonra da hem proje yöneticisi hem de destek masamızla müşterilerimizin sorularına ve ihtiyaçlarına uzman ekibimizle 7/24 yanıt veriyoruz. Çok sayıda global müşterimiz olduğu için İngilizce de destek veriyoruz.
Sunduğunuz çözümlerin diğer mevcut çözümlerden farkı nedir?
İdea Teknoloji Çözümleri olarak müşterilerimize interdisipliner hizmet ve çözüm sunuyoruz. Elektronik finansal uygulamalardaki uzmanlığımız yanında satış-dağıtım alanındaki operasyonel iş uygulamaları alanındaki deneyimimiz nedeniyle müşterilerimizin bize güveni tam. Çünkü satış dağıtım alanında uzman bir firma olarak firmaların faturalama ve sevkiyat süreçlerine hakimiz, müşterilerimize sahadaki faturalama, irsaliye ve sevkiyat süreçleriyle uyumlu bir şekilde e-fatura/ e-irsaliye düzenleyebilme ve gelen fatura/irsaliyeleri kabul etme olanağı sağlıyoruz. Bizim dışımızda hiçbir entegratör sahada değil.
2005’ten bu yana sahada bulunan, en deneyimli entegratörüz. FMCG, finans teknolojileri ve bilgi teknolojileri alanında uzmanlıklarımızla, farklı disiplinleri bir araya getirerek katma değerli çözümler üretiyoruz. Uluslararası standartlarla tescillenmiş hizmet kalitemizle, Türkiye’de ve dünyada hizmet verdikleri sektörde lider firmaların tercihiyiz ve güven yaratıyoruz.
e-Arşiv Fatura’nın avantajları neler olacak, firmalar neden e-Arşiv Fatura’ya geçmeli?
e-Arşiv Fatura, firmaları e-Fatura’nın bir basamak ötesine geçiriyor, bütün faturalama süreçlerini dijital hale getiriyor. e-Fatura uygulamasında sadece kayıtlı kullanıcılar birbirine e-Fatura gönderebiliyor. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ise matbu fatura düzenlenmek zorunda. e-Arşiv Fatura uygulaması ise e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara ve bireylere elektronik ortamda fatura düzenlenmesine, gönderilmesine ve arşivlenmesine olanak sağlıyor. Matbu fatura bastırma, fatura arşivleme/depolama maliyeti ortadan kalkıyor, kağıt tüketimi azaltılıyor. Ayrıca e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı irsaliye yerine de geçiyor.
Perakende mal veya hizmet satanlar için, satışların belgelendirilmesinde, YN ÖKC veya ÖKC cihazı kullanmaktan muafiyet getiriyor. Ödeme sistemleri ile entegre kullanıldığında daha hızlı ödeme ve daha iyi nakit akışı sağlıyor. Faturaların kaybolması problemi ortadan kalkıyor, hesap mutabakatlarında sağladığı kolaylık sayesinde müşteri memnuniyetinde artış sağlanıyor. Bu nedenle, zorunluluk olmadığı halde şimdiden binlerce firma e-Arşiv Fatura’ya geçti. Önümüzdeki dönemde e-Arşiv Fatura’ya, yılın ikinci yarısından itibaren e-İrsaliye’ye yoğun bir talep bekliyoruz.
Röportaj : Serhan Türkmenoğlu
