Milyarlarca sayfa kağıt tasarrufu, daha az karbon salınımı, mali süreçlerin hızlanması ve basitleşmesi gibi bir çok avantaj sağlayacak e-Arşiv kullanımı, 1 Ocak 2016 tarihi itibariyle zorunlu hale geliyor. E-Dönüşüm®’ün Türkiye’deki lider ismi FIT Solutions, binlerce şirketi etkileyecek olan e-Arşiv kullanımı zorunluluğu sürecinde hem e-ticaret hem de birçok muhasebe programı ile uyumlu çalışan altyapısı ile e-Arşiv dönüşümlerinde şirketlerin yanında oluyor.
Türkiye’de hızla benimsenen e-Dönüşüm® süreci, e-Fatura, e-İmza ve e-Defter’den sonra şimdi de e-Arşiv ile gelişmeye devam ediyor. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve koruma izni alan, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan, 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı da 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv Fatura Uygulaması’na geçmek zorunda.
433 seri numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Fatura uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda korunması, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulama bütünü. Bu uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin ise öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekiyor.
1 Ocak 2016 itibariyle zorunlu hale gelen e-Arşiv uygulaması, süreçlerin şeffaf bir şekilde izlenebilmesinin yanı sıra, işletmelerin iş yükünü azaltırken, saklama alanı, arşivleme zorluğu gibi problemleri ortadan kaldırıp, mali tasarrufu da beraberinde getirecek. Tüm faturaların ikinci kopyalarının elektronik olması ile kırtasiye masrafları neredeyse sıfırlanırken, arşiv alanı problemi de çözülmüş olacak.
E- Arşiv yoksa fatura naylon sayılacak
Konu hakkında görüşlerini paylaşan FIT Solutions CEO’su Koray Gültekin Bahar, “e-Arşiv özellikle kayıt dışı ekonomiyi azaltmada ve naylon fatura gibi dolandırıcılık suçlarının önlenmesinde etkili bir rol oynayacak. Dahası, eğer fatura elektronik değilse artık naylon fatura sayılacak. Elektronik olarak her fatura takip edilebilecek. 10 yıl boyunca faturaları saklayabilecek olan sistemimiz ile bu dönemde milyarlarca faturanın saklanması gerçekleştirilecek. İşletmelere büyük maddi tasarruf getirisinin yanında e-Arşiv sistemi aynı zamanda hataları azaltmada, zaman kazanmada ve işlem hızlarında büyük gelişim sağlayacak. Geliri 5 milyon TL’nin üzerindeki işletmelere zorunlu kılınması, e-Arşiv için yalnızca daha başlangıçtır ve diğer işletmeleri sınırlamamaktadır. Tüm işletmeler, kırtasiye ve işgücü masraflarından kurtulmak, ayrıca çevreci bir yol benimsemek için e-Arşiv’e geçebilirler” dedi.
e-Arşiv nasıl işliyor?
Fatura verilerinin toplanması ile başlayan e-Arşiv süreci e-Fatura numarasının oluşturulması, ardından e-Fatura’nın oluşturulması, arşiv imzası olarak da bilinen e-İmza ile imzalama ve fatura görüntüsünün oluşturulması ile devam ediyor. Sonrasında müşteriye yine elektronik ya da basılı olarak iletilebilen faturanın elektronik kopyası e-Arşiv’de saklanıyor; aylık raporlama dönemlerinde otomatik olarak GİB’e gönderiliyor.
FIT Solutions, bir çok e-ticaret platformu ile entegre çalıştığı gibi, 30’dan fazla muhasebe programı ile de uyumlu çalışıyor. Böylece şirketlerin e-Arşiv’e geçişte uçtan uca çözüm sunabiliyor. Böylece tüm şirketler kendi müşterilerine, GSM operatörlerinin yaptığı gibi e maille fatura gönderebilir hale geliyor. Zorunlu olmayan ancak hizmet satışı yapan veya çok sayıda fatura düzenleyen KOBİ’ler de, aylık kağıt fatura gönderim ve saklama maliyetinden kurtulmak için e-Arşiv’e geçebiliyorlar.
