Kâğıt fatura basma ve gönderme maliyetini ortadan kaldıran e-Arşiv Fatura uygulamasıyla kâğıt fatura dönemi geride kalıyor. Özellikle çok sayıda fatura kesen işletmelere önemli maliyet avantajları sağlayan e-Arşiv Fatura uygulaması, senede yüzbinlerce ağacın kesilmesini önleyen çevre dostu teknolojik bir hizmet. E-Arşiv Fatura hizmetiyle tüketiciler alışveriş yaptıklarında, faturalarını cep telefonlarında veya e-posta adreslerinde görüp yasal geçerli bir belge olarak saklayabilecekler.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), e-İmza, e-Fatura, e-Defter, e-Tebligat, e-Mutabakat, e-Bordro gibi e-hizmetlerin hepsini tek noktadan, ülke genelinde yaygın hizmet ağı ile sağlayan TÜRKKEP, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Denetim ve Uyum Yönetimi Dairesi Başkanlığı tarafından verilen izin doğrultusunda e-Arşiv Fatura hizmeti sunmaya başladı. Başvuru belgelerinin ve GİB sisteminde tutulan kayıtların uygunluğu neticesinde, “e-Arşiv Özel Entegrasyon Test Planı”nda yer alan testleri başarılı şekilde tamamlayan TÜRKKEP, e-dönüşümün öncü kurumu olarak, servisleri arasına E-Arşiv Fatura hizmetini de ekledi.
Fiziki ortamda fatura saklama derdine son
Ülkemizde yasal düzenlemesi yapılmış KEP, e-İmza, e-Fatura, e-Defter, e-Tebligat, e-Saklama hizmetlerinden bir diğeri de E-Arşiv Fatura uygulaması. E-Arşiv Fatura ile ilgili düzenlemeler, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında yayımlanan düzenlemelerde yer alıyor. TÜRKKEP tarafından sunulan kesintisiz ve hızlı bulut mimariye sahip e-Arşiv Fatura hizmetiyle işletmeler, fatura oluşturma, saklama ve erişme konularında işgücü, zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabiliyorlar. Milyonlarca kâğıt faturanın elektronik ortamda saklanması, faturaları fiziki olarak arşivlemekten kurtarıyor. Faturalama süreçleri doğayla dost bir şekilde düzenleniyor.
Vergi mükellefleri öncelikle e-Faturaya geçecek
E-Fatura servisinin tamamlayıcısı olan E-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Faturaya geçmesi gerekiyor. Bu mükellefler, çözüm, entegrasyon ve sertifikasyon maliyetine katlanmak zorunda kalmadan, özel entegratörlerle çalışarak hizmet alabiliyorlar. Bir başka yöntem ise işletmelerin bilgi işlem sistemlerinin yeterli olması halinde, kendi sistemlerini GİB’in sistemine entegre ederek e-Arşiv Fatura oluşturabilmeleri. Bu işletmelerin ISO27001, ISO22301, TS13298 belgelerine sahip olmaları ve GİB’in E-Arşiv Başvuru Kılavuzu’nda yer alan şartları yerine getirmeleri gerekiyor.
E-ticaret siteleri 2016’ya kadar uygulamaya geçmek zorunda
2014 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan e-ticaret siteleri, 01.01.2016 tarihine kadar e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorunda. Bu tarihten önce e-Fatura, e-Arşiv Fatura başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekiyor. E-Fatura mükelleflerinden gönüllü olarak e-Arşiv Fatura göndermek isteyenler ve gönüllü olarak e-Faturaya geçerek e-Arşiv Fatura düzenlemek isteyenler bu uygulamadan faydalanabilecek.
Kâğıt fatura basım ve posta ücretleri kasada kalacak
E-Arşiv Fatura hizmetinin e-ticaret firmalarının iş süreçlerini yakından ve olumlu şekilde etkilemesi bekleniyor. Faturaları 10 yıl boyunca fiziki ortamda saklamak zorunda olan işletmeler, GİB tarafından tebliğ edilen 433 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile tüm faturalarını elektronik ortamda muhafaza edebiliyorlar. Kurumlar, kâğıt fatura basımı, postalanması ve arşivlenmesi gibi gider kalemlerinden kurtuluyorlar.
Tüketiciler faturalarını cep telefonlarından, e-postalarından takip edebilecek
E-Arşiv Fatura hizmeti, tüketiciler nezdinde de önemli kolaylıklar sunuyor. Tüketiciler alışveriş yaptıklarında, faturaları cep telefonlarına veya e-posta adreslerine gönderilebiliyor. Söz konusu faturalar yasal geçerli bir belge olarak saklanabiliyor. Aynı zamanda kredi kartı satış bilgileri, e-Arşiv faturası ile eşleştirilebiliyor. E-Arşiv Fatura uygulamasının en belirgin özelliklerinden biri de dijital faturaların son kullanıcıya kolay şekilde ulaşabiliyor olması. E-Arşiv Fatura mükellefleri, Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası sahibi tüm bireylere, Kayıtlı E-Posta (KEP) ya da Standart E-Posta (SEP) üzerinden imzalı ve irsaliye yerine geçen bir belge olarak E-Arşiv Faturası gönderilebiliyor.
Yazılım ya da donanım yatırımı yapmaya gerek yok
TÜRKKEP E-Arşiv Fatura hizmeti alan işletmelerin, yazılım ya da donanım maliyetine katlanmalarına gerek kalmadığını belirten TÜRKKEP Genel Müdürü Yüksel Samast, uygulamayla kâğıt fatura basma ve gönderme maliyetinin tamamen ortadan kalktığına dikkat çekti: “Kurumların kullandığı tüm ERP programları ile kolay entegrasyon yöntemleri sunan TÜRKKEP, tüm elektronik faturalama ve arşivleme süreçlerini yasal olarak geçerli şekilde GİB tarafından onaylanmış, güvenilir veri merkezlerinde arşivliyor. E-Arşiv Fatura uygulaması, özellikle çok sayıda fatura kesen işletmelere tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup saklayabilme olanağı sunduğu için çok avantajlı bir uygulama. Kâğıt fatura basma ve gönderme maliyetini tamamen ortadan kaldıran E-Arşiv Fatura hizmeti, fiziki ortamda fatura nüshalarını dosyalama işlemlerini sona erdiriyor. Aynı zamanda işçilik, düzeltme, tasnif ve arşivleme maliyetlerini azaltan bir uygulama olduğundan işletmeler tarafından tercih edilme oranı çok yüksek.”
Muhasebe süreçlerinde hız artıyor, fatura irsaliye yerine de geçiyor
Müşterileri son kullanıcı veya e-Faturaya geçmiş bir ticari müşteri olan işletmeler, faturalarını elektronik olarak gönderebiliyorlar. Muhasebe süreçlerinde hız artarken, zamandan tasarruf sağlanan bu teknolojik çözüm ile hata oranı en aza iniyor. E-Arşiv Fatura uygulamasıyla düzenlenen fatura çıktısının, malın teslimi anında imzalanması durumunda fatura irsaliye yerine de geçiyor.
E-Arşiv Fatura nedir?
E-Arşiv Fatura, faturaların 10 yıl boyunca saklanması gereken ikinci nüshalarının ve ilgili belgelerin elektronik ortamda oluşturulmasını ve muhafaza edilmesini; gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlayan bir hizmettir. Faturanın birinci nüshasını da müşterinin istemesi halinde elektronik yolla iletilmesine imkân vermektedir.
E-Arşiv Fatura sistemi nasıl çalışıyor?
Alıcı firma e-Fatura kullanıcısı ise kesilen faturalar e-Fatura sistemi üzerinden karşı tarafa iletiliyor. Alıcı firma e-Fatura kullanıcısı değilse, ilk nüsha olarak elektronik faturayı kâğıda basmak suretiyle alıcıya gönderiliyor. İkinci nüsha da e-Arşiv Fatura sistemine gönderiliyor. Fatura son kullanıcıya kesiliyorsa, ilk nüsha kâğıda basılıp müşteriye veriliyor. İkinci nüsha da elektronik bir kopya olarak e-Arşiv sistemine gönderiliyor. Son kullanıcı faturasını e-posta olarak almak istediği takdirde, ilk nüshası e-posta olarak gönderiliyor, ikinci nüshası e-Arşiv sistemine gönderiliyor.
